Et udbud af en driftsopgave betaler sig ved én ting: sammenlignelige tilbud. Fem forskellige fortolkninger af opgaven er ikke fem tilbud, det er fem gæt.
Hvad koster det typisk
Jeres egen tid, typisk nogle arbejdsdage til beskrivelse, besigtigelser og sammenligning. Bruges en rådgiver til større driftsudbud, ligger honoraret ofte på 2–5 procent af den årlige kontraktsum. Gevinsten ved konkurrenceudsættelse af en aftale, der har ligget stille i årevis, overstiger som regel begge dele.
Det driver prisen
- Opgavebeskrivelsens kvalitet: præcise arealer, frekvenser og kvalitetskrav giver skarpe priser
- Antal bydende: tre til fem seriøse tilbud giver et reelt markedsbillede
- Timingen: udbud i god tid før sæson eller kontraktudløb, ikke under tidspres
Det bør stå i udbudsmaterialet
- Én fælles opgavebeskrivelse, som alle byder på
- Krav om dokumenteret forsikring, referencer og aktivt CVR
- Aftaleudkastets vilkår: regulering, opsigelse, kvalitetskrav, så de ikke skal forhandles bagefter
Hvem hæfter
Ingen hæfter for et dårligt udbud, og det er problemet: en upræcis beskrivelse bliver til tillægsregninger i hele aftaleperioden. Beskrivelsen er den egentlige kontrakt.